직장 생활에서 메일은 회사 내 뿐 아니라

협력사나 거래처 담당자와 소통하기 위해 빈번하게 사용됩니다. 

다시 말해 메일은 회사의 이미지를 보여주는 

중요한 수단이라고 할 수 있죠. 

오늘은 기업의 정체성을 보여주고 신뢰감을 높여주는

회사 이메일 생성부터 활용까지 회사 메일 사용법에 대해 공유하려 합니다.

1. 신뢰감을 주는 회사메일 만들기

포털을 이용한 개인 메일을 이용할 경우

각종 광고, 쇼핑 등 개인 정보와 관련된 메일과 업무 관련 메일이 함께 뒤섞여 

중요한 메일을 찾을 때 많은 시간이 소요되다 보니 업무 효율이 하락됩니다.

또 고객사나 외부업체 담당자에게 신뢰를 주기는 힘들 텐데요,

이를 해결하기 위해 도메인을 사용하여 회사 메일을 생성하는 것을 추천드립니다. 

회사 이름이나 대표 상품을 도메인으로 사용해 

우리 회사만의 이미지를 보여주는 것은 물론 전문성까지 갖출 수 있기 때문입니다. 

회사 메일을 생성하는 방법은 먼저 회사 고유의 도메인 주소를 소유하셔야 합니다.

도메인을 새로 구입하거나 기존 사용하시던 도메인이 있으실 경우

회사 메일 서비스를 지원하는 그룹웨어 업체를 도입하여 간편하게 등록하시는 것을 추천드립니다.

2. 편리하고 간편한 데이터 이관

그룹웨어 업체를 통해 회사 메일을 변경하셨다면 기존 메일 데이터 이관을 진행해 주셔야 합니다.

이때 사용자가 수동으로 진행하게 된다면 긴 시간이 소요되고 메일의 누락 위험성도 있게 됩니다. 

회사 메일에는 보안 자료가 다수 포함되어 있기 때문에 안전하게 데이터를 이관하는 것이 중요한데요,

예를 들면, BizOffice에서는 메일가져오기 기능은 물론 사용자별 메일 백업, 자동 전달 등 다양한 기능으로 

편리하고 안전하게 메일 이관 작업이 가능합니다. 

이처럼 업체에서 안전하게 데이터를 이관할 수 있는 서비스를 제공하는지 확인해 보시기 바랍니다.

3. 아웃룩 및 외부메일 연동여부

기존에 아웃룩 메일을 쓰고 계셨다면 그룹웨어 메일과 연동이 가능한 지 궁금하실 텐데요.

외부 메일 연동 호환 서비스가 지원된다면

계정마다 로그인해야 하는 번거로움을 줄이고 빠른 업무 처리가 가능해지겠죠?

아웃룩 POP3/IMAP 프로토콜 연동은 물론

처음 접하는 사용자도 쉽게 설정할 수 있는 가이드까지 제공하는지 확인해 보셔야 합니다.

4. 회사/부서메일, 공용배포그룹 

업무의 목적에 따라 메일은 다양하게 활용됩니다.

부서 간 협업이 필요하거나 프로젝트성 업무에 따른 메일 계정이 필요한 경우에는

협업 인원을 그룹으로 묶어 하나의 공용메일 주소인 공용배포그룹을 생성하면

해당 인원에게 일일이 전달할 필요 없이 동시에 메일을 받을 수 있게 됩니다.

공용배포그룹 기능을 사용하면 생산성은 물론 업무 효율을 높일 수 있겠죠?

 BizOffice에서는 메일 목적에 따른 회사/부서 메일, 공용배포그룹 메일 기능을 제공하여

다양한 메일 주소를 활용할 수 있도록 제공하고 있습니다.

오늘은 회사 메일을 만드는 방법과 똑똑하게 사용하는 방법까지 소개해 드렸습니다. 

메일 도입을 고려하고 계신다면, 

BizOffice 메일 기능을 직접 체험해 보시고 확인해 보시는 건 어떠세요?

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여러분의 더 나은 업무환경을 위해 항상 고민하는 BizOffice가 되겠습니다. 

감사합니다.