공문이란 최종 결재가 완료된 안건을 실행하기 위해 완료된 문서에 발신 회사 명의를 표시하고 관인을 날인하여 외부로 보내는 문서를 말합니다.

각 지역의 공기관과 비영리 사회복지단체 등 당사의 규정에 따라 사용하시는 외부/내부 공문 양식은 다양한데요

실제로 전자결재 사용 시 가장 많이 문의하시는 질문이

회사의 외부/내부 공문 양식을 그룹웨어 시스템 상에서도 사용할 수 있는지입니다.

BizOffice 그룹웨어에서는 당사에서 사용하시는 공문 form에 맞게 그대로 제작하여 전자결재 양식에 세팅해 드리고 있습니다.

오늘은 BizOffice 전자결재의 공문 작성과 시행문으로 변환하여 타부서 또는 외부로 메일 발송하는 방법까지

공문서 발송 가이드를 소개해 드리려고 합니다.

공문서를 사용하기 위해서는 먼저 회사 관리자가 세팅해 두어야 할 것이 있습니다. 

첫째, 공문서 양식 세팅

회사 내 공문 양식을 그룹웨어 담당자에게 보내주시면 전자결재에서 사용하실 수 있도록 등록해 드립니다.

둘째, 관인 등록

관리자 페이지 > 전자결재 > 관인대장관리 메뉴에서 관인을 등록하실 수 있습니다.

관인은 105(가로)*105(세로) (단위 mm) 사이즈로 등록하시는 것을 권장 드립니다.

 마지막, 시행문 변환 유형 설정

시행문이란? 결재가 완료된 안건을 실행하기 위해 다른 부서, 외부로 보내는 문서를 말합니다.

시행문 변환 시 관인을 날인하여 수신처로 보내실 수 있습니다.

BizOffice는 3가지의 시행문 변환 유형을 제공합니다.

오늘은 '시행문 변환 및 수신부서 지정후 심사자에게 전달'로 선택하여 심사자의 승인을 거쳐 공문을 발송해 보도록 하겠습니다. 

그럼 이제 새 결재를 진행하여 공문을 작성합니다.

1) 공문서 양식을 선택하여 문서를 작성한 후 결재를 진행합니다.

2) 완료된 문서는 시행문으로 변환합니다.

완료된 문서함에서 시행문으로 변환할 문서를 선택한 후 시행문변환 버튼을 클릭하고 변환할 시행문양식을 선택합니다.

3) 발송 버튼을 클릭하고 심사자와 수신처를 지정하여 심사자에게 문서를 발송합니다.

심사자는 전자결재 > 심사할문서에서 해당문서를 심사할 수 있습니다.

4) 관인을 날인하고 발송 버튼을 클릭하여 수신처에 해당 문서를 보냅니다.

전자결재 > 부서수신함에 도착한 문서를 메일로 발송하거나 인쇄하여 외부로 보내실 수 있습니다.

 지금까지 공문 발송 가이드에 대해 소개해 드렸습니다.

번거롭고 복잡했던 공문 작성 BizOffice로 빠르고 간편하게 작성해 보시기 바랍니다.

BizOffice에서는 다양한 공문 양식을 제공하고 있습니다.

더 많은 공문 양식이 궁금하다면?

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여러분의 빠른 업무를 위해 노력하는 BizOffice가 되겠습니다.

감사합니다.